Kela alkoi karsia vastauslähetyskuorien käyttöä keväällä 2015. Kuoret alkoivat kadota näkösältä muun muassa Kelan toimipisteistä ja apteekkien ja lääkäriasemien tiskeiltä. Kelan tavoitteena oli saada aikaan säästöjä ja ohjata asiakkaat käyttämään entistä enemmän Kelan verkkosivuja ja puhelinpalvelua.
Konsti tepsi. Vuonna 2014 Kelaan saapui lähettäjälle maksuttomalla vastauslähetystunnuksella yli kaksi miljoonaa kirjettä. Viime vuonna määrä putosi puoleentoista miljoonaan. Tänä vuonna vastauslähetyskirjeitä saapuu Kelaan hieman alle miljoona, noin 950 000 kappaletta.
Kelan toivomia säästöjä vastauslähetysten rajusta karsimisesta syntyy tänä vuonna arviolta lähes 750 000 euroa. Mikäli myös työttömät olisi velvoitettu lähettämään työttömyysajan ilmoitukset omin kustannuksin, säästö olisi vielä reilut 100 000 euroa suurempi.
Vanha vastauskuori voi viipyä postissa
Postimaksujen säästäminen voi houkuttaa käyttämään piirongin laatikoista löytyviä vanhoja kuoria. Kukaan ei tiedä, kuinka paljon niitä on vielä tallessa.
Jos vanhaan vastauskuoreen turvautuu, Kelalta ei tule vaatimusta postimaksun korvaamiseksi.
– Toistaiseksi asiakkailta ei ole peritty maksuja, eikä suunnitelmia maksujen perimisestä ole, kertoo suunnittelija Vesa Karttunen Kelan etuuspalveluista.
Vanhan palautuskuoren käyttö voi kuitenkin johtaa siihen, että haettua etuutta voi joutua odottamaan pidempään.
Vanhalla kuorella Kelan piikkiin postia lähettävää ei rangaista muita pidemmällä käsittelyajalla, mutta postin kulku voi olla hitaampaa, koska kuoren vastaustunnus ei välttämättä enää ole voimassa.
Yli kolmannes asiakirjoista yhä paperilla
Vaikka lähettäjälle maksuttomien palautuskuorien käyttöä on karsittu roimasti, ja monet ovat siirtyneet käyttämään sähköistä asiointa, paperipostina Kelaan tulee yhä noin 35 prosenttia asiakirjoista. Kirjepostin määrässä ei juurikaan ole alueellisia eroja.
Osa Kelan asiakkaista saa vielä käyttää vastauslähetyskuoria tai -tunnuksia tietyissä tilanteissa. Kela lähettää vastauskuoren esimerkiksi, jos se perii etuutta takaisin.
Myös esimerkiksi työttömysajan ilmoittaminen seuraavaa työttömyyspäivärahan hakua varten hoituu toistaiseksi kuluitta postitse.
– Lisäksi asiakaspalvelussa voidaan asiakkaalle harkitusti antaa vastauskuori tai -tunnus, jos asiakas ei muuten pysty toimittamaan tarvittavia asiakirjoja Kelaan, kertoo Karttunen.
Muutoin hakemuksia ja liitteitä voi lähettää Kelaan maksamalla postikulut itse.
Paperit jatkossa skannauskeskuksiin
Tammikuusta lähtien Kelalla on entistä vähemmän postiosoitteita. Kaikki Kelaan lähetetty, etuuksia koskeva posti ohjataan neljään skannauskeskukseen: Helsinkiin, Tampereelle, Kuopioon tai Ouluun.
Postinkäsittelyä ja skannausta on keskitetty viime vuosina vähitellen. Skannauskeskukset aloittivat toimintansa vuoden 2016 alussa. Loppusyksystä niissä skannattiin jo 75 prosenttia Kelaan saapuvasta postista.
– Kela on ottanut käyttöön jokaiselle skannauskeskukselle oman yrityspostinumeron, ja posti kulkee asiakkailta keskuksiin 1-2 päivässä, kertoo hallintopalvelupäällikkö Matti Happonen Kelan hallinto- ja toimitilayksiköstä.
Myös toimistoihin jätetyt hakemukset ja liitteet lähetetään skannauskeskuksiin.