Päiväkodin siivoojilla oli ongelma. Heidän siivotessaan päiväkodin eteistä oli lasten kuraiset kengät siirrettävä joka kerta pois lattialta ja takaisin. Eräs työntekijä sai idean; mitä jos eteiseen hankittaisiin hylly, johon lapset itse nostaisivat kengät tullessaan sisään. Idea toteutettiin, ja nyt siivoojat säästävät joka päivä kymmenen minuuttia työaikaansa.
Näin yksinkertaisista asioista on kyse Lempäälän kunnan IDEA-hankkeessa, joka on käytössä kaikilla kunnan työpaikoilla.
Jokaisella työpaikalla on oma IDEA-seinä, johon kuka tahansa voi kiinnittää ehdotuksensa. Kaikki seinälle laitetut ideat käsitellään yhteisissä palavereissa, joissa päätetään niiden toteutuksesta. Jos idea päätetään toteuttaa, nimitetään sille vastuuhenkilö, joka huolehtii asian etenemisestä.
Idea etenee seinällä sitä mukaan kun sitä viedään eteenpäin, joten kaikki voivat seurata sen edistymistä.
Ideat voivat koskea pieniä asioita, tai niillä voi vaikuttaa kunnan asioihin laajemminkin. Seinälle voi jättää esimerkiksi toiveen työpaikan uudesta parkkipaikasta, ja ehdotus viedään eteenpäin niistä päättäville henkilöille.
Lisäksi lähes koko kunnan henkilöstö johtoa, esimiehiä ja työntekijöitä myöten on osallistunut vuoden aikana lukuisiin koulutustilaisuuksiin. Tapahtumissa on ideoitu keinoja, joilla voitaisiin lisätä yhteistyötä eri toimialojen kesken.
Tavoitteena lisätä keskustelua
Ajatus hankkeesta syntyi Lempäälän kunnan korkeimmassa johdossa. Kunnanjohtaja Heidi Rämö kertoo, että hankkeella haluttiin innostaa esimiehet ja työntekijät keksimään uusia ideoita, jotka parantaisivat toimintatapoja työpaikalla.
– Työntekijät tietävät kuitenkin parhaiten työpaikan asiat, Rämö toteaa.
– Lisäksi halusimme saada esimiehet kannustamaan alaisiaan ja keskustelemaan asioista yhdessä.
Hän arvioi, että työntekijöille järjestetyissä yhteisissä ideointitapahtumissa on saatu yli 600 ideaa, ja niitä kertyy jatkuvasti lisää työpaikoilla.
Työntekijät tietävät parhaiten työpaikan asiat. Heidi Rämö
Ihmiset ovat ilahtuneet, kun ovat nähneet, että heidän ehdotuksensa ovat oikeasti toteutuneet ja niistä on ollut konkreettista hyötyä heidän työssään.
IDEA-seinä löytyy kunnanjohtajankin huoneesta.
– Olen listannut siihen tärkeimmät tavoitteeni, jotka olen laatinut yhdessä omien esimiesteni eli kunnan hallituksen kanssa.
Kynnys ideoiden esittämiseen madaltuu
Lempääläinen päiväkoti Saturanta on ollut mukana hankkeessa alusta asti. Uusien toimintatapojen omaksuminen vei oman aikansa, mutta pian hanke osoittautui hyödylliseksi.
– Aina on ideoitu, mutta tuo on nostanut sen näkyvämmäksi ja on pystytty tarttumaan pieniinkin asioihin, kertoo Saturannan päiväkodin johtaja Killi Jokila ja viittaa seinällä olevaan IDEA-tauluun.
Saturannassa on otettu käyttöön leluton päivä, jolloin lapset eivät saa viedä leluja ulos, vaan heidän täytyy käyttää omaa mielikuvitustaan tai leikkiä yhdessä esimerkiksi tervapataa. Ehdotus oli peräisin IDEA-seinältä.
Jokilan mielestä on hienoa, ettei hänen esimiehenä tarvitse palavereissa erikseen kysellä työntekijöiden ideoita, vaan niitä kerätään seinälle sitä mukaan kun niitä arjessa syntyy.
Kaikille tulee se tunne, että hei, minulla on oikeasti lupa ajatella työtäni ja ideoida sen eteen. Killi Jokila
– On ehkä tullut se rohkeus, lupa tehdä. Että kaikille tulee se tunne, että hei, minulla on oikeasti lupa ajatella minun työtäni ja ideoida sen eteen. Se ei ole ainoastaan jonkun muun tehtävä.
Myös päiväkodin työntekijät ovat tyytyväisiä. He kertovat, että kynnys omien ideoiden esittämiseen on madaltunut ja omaan työhön on mahdollista vaikuttaa aiempaa paremmin.
– Kun olen laittanut sen [idean] siihen seinälle, niin se menee eteenpäin. Ja vautsi, nyt me ollaan toteutettu se! kertoo päiväkodin työntekijä Maiju Pärssinen.
– Ja kun meillä on myös valtavasti ideoita, jotka jää toteuttamatta, niin se on myös sellainen muistilappu, että tuota voisikin muuten kokeilla.
Työntekijöille sananvaltaa työvuoroihin
Myös Lempäälän kotihoidon yksikössä työntekijät ovat iloisia, että omia mielipiteitä saa kertoa ja niitä myös kysytään. Nykyään he esimerkiksi saavat suunnitella omat työvuoronsa sen sijaan, että esimies päättäisi ne yksin.
Kotihoidon esimies Pauliina Alén arvioi, että hankkeen suurin hyöty hänen työssään esimiehenä on ollut se, että henkilökunta on tuonut omia ideoitaan ja ajatuksiaan julki. Tämä innostaa myös häntä tekemään työtään ja miettimään asioita uudesta näkökulmasta.
IDEA-hankkeen kaltainen toimintatapa vaatii, että työyhteisö on valmis tekemään päätökset yhdessä.
– Jos organisaatiossa on sellainen kulttuuri, että on yhden päättäjän malli ja sitten lähdetään hakemaan mallia, jossa kaikilla on mahdollisuus vaikuttaa, niin voi tulla isoja törmäyksiä, henkilöstöjohtaja Auli Nevantie arvelee.
Kaikki ideat eivät välttämättä ole esimiehen mielestä hyviä, mutta hän ei saa torjua niitä. Ja mukaan mahtuu myös epäonnistumisia, kun kokeillaan lukuisia uusia ideoita. Virhearvioinnit on vain hyväksyttävä, sillä ne kuuluvat asiaan.
Taloudellinen hyöty ei ole pääasia
IDEA-hanke on saanut rahoitusta Työsuojelurahastolta. Rahaa on käytetty mm. siihen, että mukaan on palkattu valmentajia ja kouluttajia. Heidän kanssaan IDEA-hankkeelle on luotu selkeät tavoitteet ja toteutussuunnitelma.
– Isoin satsaus on ollut koko henkilöstön koulutus. Tässä ulkopuoliset kouluttajat ovat olleet mukana.
Lempäälän kunta on parantanut taloudellista tulostaan hankkeen aikana 6,8 miljoonaa euroa. On vaikea arvioida tarkkaan, kuinka suuri osa summasta on suoraa seurausta hankkeesta.
Kun satoja pieniä säästöjä lasketaan yhteen, muodostuu niistä huomattavia summia.
Kunnanjohtajan mukaan taloudellinen säästö ei kuitenkaan ole hankkeen isoin hyöty, vaan sen aikaansaama muutos henkilökunnan tavassa toimia. Työntekijätkin ovat innostuneita, kun tuntevat tulevansa oikeasti kuulluiksi.
Juttu on osa Ylen ja Haaga-Helia ammattikorkeakoulun Ratkaisukone-projektia. Siinä etsitään eri puolilta Suomea toimivia ratkaisuja, jotka ovat monistettavissa myös muille paikkakunnille. Jutun ovat toimittaneet Hanna Vaittinen ja Outi Jaatinen Haaga-Helian journalismin koulutusohjelmasta.